2 conseils imparables pour une bonne gestion de voyages d’affaires
Autant les voyages d'affaires sont une source de développement en entreprise, autant ils coûtent du temps et de l'argent. S'il est inévitable de devoir puiser dans les ressources de votre entreprise, il est tout à fait possible de réduire au minimum les pertes. Ce mini-guide vous fournit les armes nécessaires à une gestion optimale et efficace de vos voyages d'affaires.
Confiez l'organisation du voyage d'affaires à une agence spécialisée
Autant que l'activité principale de votre entreprise, l'organisation de voyages d'affaires est une discipline à part entière. Sa réussite requiert donc un certain nombre de compétences, mais aussi de l'expérience. Autant de critères auxquels répondent les agences spécialisées dans la planification de voyages d'affaires.
Une organisation rapide et efficace
Grâce à son expérience et sa fine connaissance du marché, l'agence de voyage d'affaires vous fait gagner du temps. Pas besoin de vous déplacer, il suffit de vous rendre sur une plateforme de gestion de voyages d'affaires et en quelques clics, votre demande est enregistrée.
L'agence d'organisation de voyages d'affaires dispose d'outils d'analyse et de comparaisons rapides pour vous proposer les meilleures réservations en un temps record. Elle réalise à votre place toutes les démarches et les formalités nécessaires à l'organisation du voyage et vous fait donc gagner du temps.
Les employés de votre entreprise sur lesquels reposait l'organisation peuvent alors consacrer toute leur énergie sur les tâches liées à votre cœur de métier. Vous évitez donc de prendre du retard sur vos objectifs tout en planifiant vos voyages professionnels dans les meilleures conditions.
Des tarifs avantageux
En plus de vous aider à mieux organiser votre budget, la plateforme de gestion de voyages d'affaires déniche les meilleures offres pour vos déplacements et votre hébergement. Vous bénéficiez donc de tarifs compétitifs sans avoir à diminuer le standing que vous visez.
Avec ses relations dans l'industrie du tourisme d'affaires et sa base de données en constante mise à jour, l'agence repère les promotions et les variations de coût qui échappent au grand public. Elle mène à bien des négociations si nécessaire afin de vous offrir un service qualitatif à bon prix.
Un service complet
La mission de l'agence de gestion de voyages d'affaires ne se limite pas à la réservation des vols et des chambres des hôtels. Elle touche également à tous les autres volets du voyage : documents, itinéraires, imprévus, urgence, etc. Pour bénéficier d'un service impeccable, recherchez les critères suivants chez votre agent de voyage :
- assistance d'experts 24/7 ;
- système de contrôle et d'approbation des voyages ;
- possibilité de gestion autonome pour chaque voyageur ;
- possibilité de changement d'itinéraires à peu ou pas de frais.
Si vous souhaitez bénéficier de services annexes, n'hésitez pas à vérifier si l'agence de votre choix en propose.
Organisez vous-même votre voyage d'affaires par étapes
Vous souhaitez organiser votre voyage d'affaires en interne ? Vous pouvez gagner du temps et de l'argent en étant rigoureux et méthodique dans votre organisation. Si vous avez un carnet d'adresses bien garni, n'hésitez pas à faire jouer vos relations pour obtenir de meilleurs résultats.
La définition du cadre du voyage d'affaires
Pour que l'organisation soit réussie, elle doit être en parfait accord avec le contexte du voyage. Vous devez donc déterminer en amont :
- les objectifs du voyage d'affaires ;
- la destination du ou des voyageurs ;
- le temps nécessaire à l'atteinte des objectifs ;
- le budget disponible pour couvrir toutes les dépenses liées au voyage.
Ces différentes informations vous permettent de définir le standing du voyage et vous donnent donc une idée des critères qu'il doit remplir. Par ailleurs, ils vous aident à trouver le parfait équilibre entre les moyens dont dispose votre entreprise et le cadre idéal.
La planification du voyage
Une fois que vous avez établi le juste milieu entre vos critères et le budget dont vous disposez, la planification du voyage peut commencer :
- identification des besoins avant, pendant et après le voyage (déplacements, hébergement, documents, etc.) ;
- recherche et comparaison des prestations répondant à chacun des besoins identifiés ;
- sélection des prestataires répondant à la fois au standing souhaité et au budget disponible ;
- confirmation des réservations nécessaires.
Il est essentiel que la planification prenne en compte le déroulement du séjour professionnel dans ses moindres détails. Cela vous permet d'anticiper les imprévus et de faire barrière aux éventuels obstacles.
Si vous organisez un voyage d'affaires pour la première fois, n'oubliez pas de consulter les politiques et accords de l'entreprise. S’ils imposent des chaînes d’hôtels ou d'hébergement, vos réservations doivent se faire au sein de ces chaînes. En absence d’accords ou de politiques, inspirez-vous des voyages antérieurs dans votre organisation : prix, qualités de service, établissements choisis, etc.